Tóm lược 2 bước tư vấn ISO bài bản và chi tiết theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Thời gian thực hiện tư vấn ISO kéo dài bao lâu là phù hợp. Hãy cùng đọc bài viết dưới đây để hình dung tổng quát các vấn đề nêu trên nhé.
1. Triển khai tư vấn ISO 9001
Bước 1 tư vấn: thành lập ban ISO điều hành
Với những nhân sự đã có kinh nghiệm vận hành ISO 9001: Trưởng ban ISO, phó ban ISO, thư ký ISO …Bạn hoàn toàn có thể sử dụng người đó đó làm nhân sự chủ chốt cho ban ISO thực hiện công tác đào tạo nội bộ.
Để bổ sung kiến thức ISO tổ chức của bạn có thể tìm kiếm các khóa đào tạo từ các tổ chức tư vấn iso:
Nhận thức chung về tiêu chuẩn ISO (các khóa của PAMV);
Chuyên gia đánh giá nội bộ (các khóa của PAMV);
Đào tạo chuyên gia đánh giá trưởng hệ thống quản lý (danh sách các tổ chức đào tạo tại website tcvn.gov.vn).
Quyết định thành lập ban ISO: Lãnh đạo cao nhất ra quyết định thành lập ban ISO, thành viên trong ban ISO thông thường bao gồm:
a) Trưởng ban ISO
Lập kế hoạch;
Phân công nhân sự chịu trách nhiệm trong ban;
Giải trình với lãnh đạo cao nhất về hoạt động áp dụng HTQL trong doanh nghiệp;
Thành viên của đoàn đánh giá nội bộ.
b) Phó ban ISO
Hỗ trợ Trưởng ban theo dõi và giám sát công việc các thành viên trong ban;
Phụ trách các công việc khác theo sự phân công của trưởng ban;
Thành viên của đoàn đánh giá nội bộ.
c) Thư ký ban ISO
Đầu mối kết nối thông tin liên lạc giữa các thành viên trong ban.
Tổng hợp thông tin trong các cuộc họp để ban ISO báo cáo lãnh đạo
Thành viên của đoàn đánh giá nội bộ.
d) Thành viên ban ISO
Có thể là trưởng các bộ phận chuyên môn;
Biên soạn hệ thống tài liệu thuộc phòng ban phụ trách;
Giám sát và đôn đốc nhân sự tại phòng ban phụ trách;
Thành viên của đoàn đánh giá nội bộ.
Mẫu quyết định thành lập ban ISO
Bước 2 giai đoạn tư vấn ISO 9001:2015: Xây dựng tài liệu và vận hành hệ thống
a) Đào tạo nhận thức chung về tiêu chuẩn ISO 9001
Mục đích: Nhân sự trong Công ty nhận thức được những nội dung bao gồm:
Hệ thống quản lý chất lượng là gì? Lịch sự hình thành và phát triển của tiêu chuẩn. Lợi ích mang lại khi áp dụng tiêu chuẩn.
Khái niệm cơ bản trong ISO 9001: Bối cảnh tổ chức, bên quan tâm, chính sách, mục tiêu, sự phù hợp, sự không phù hợp. Thông tin dạng văn bản, hành động khắc phục…
Những giá trị cốt lõi: 7 nguyên tắc quản lý chất lượng, tư duy rủi ro, chu trình PDCA;
Giới thiệu sơ lược ý nghĩa các điều khoản.
b) Biên soạn tài liệu ISO 9001
Mục đích: Xây dựng các quy trình, thủ tục hướng dẫn cho các quá trình đã xác định theo tiêu chuẩn và dựa trên thực trạng của doanh nghiệp
Xác định các quá trình trong hệ thống (mối tương tác giữa các quá trình).
Thống nhất cách đặt mã ký hiệu tài liệu, form các quy trình, biểu mẫu, hướng dẫn…
Phân công biên soạn tài liệu: Ban ISO phụ trách các quy trình hệ thống (kiểm soát thông tin dạng văn bản. Quy trình đánh giá nội bộ, quy trình hành động khắc phục…). Các bộ phận chức năng xây dựng tài liệu của bộ phận mình.
Biên soạn tài liệu đã được phân công
c) Đào tạo đánh giá viên nội bộ
Mục đích: Hướng dẫn kỹ năng cho các nhân sự trong ban ISO thực hiện đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 19011:2018 (tải tiêu chuẩn ISO 19011:2018)
Lập chương trình đánh giá;
Lập kế hoạch đánh giá;
Họp mở đầu;
Thực hiện đánh giá;
Báo cáo đánh giá;
Họp kết thúc.
d) Ban hành và phổ biến chính sách, mục tiêu và quy trình thủ tục
Ban hành hệ thống tài liệu
Lãnh đạo cao nhất phê duyệt chính thức các tài liệu đã được xây dựng.
Phân phối hệ thống tài liệu
Tài liệu được phân phối đến những phòng ban liên quan.
Phổ biến và hướng dẫn áp dụng hệ thống tài liệu đã được phê duyệt.
Chính sách chất lượng
Mục tiêu chất lượng;
Quy trình/ hướng dẫn/ biểu mẫu.
e) Đánh giá nội bộ việc áp dụng ISO 9001
Mục đích: Xác nhận hiệu lực việc áp dụng HTQL trong nội bộ tổ chức. Từ đó tìm ra các cơ hội cải tiến: sửa đổi hệ thống tài liệu, đưa ra hành động khắc phục…Cuộc đánh giá nội bộ cần thực hiện đảm bảo một số nguyên tắc:
Không tự đánh giá bộ phận/ phòng ban của mình;
Phản ánh công bằng;
Quyết định dựa trên bằng chứng.
Tài liệu liên quan: Mẫu kế hoạch đánh giá nội bộ
2. Thời gian thực hiện tư vấn ISO bao lâu?
Thời gian thực hiện tư vấn ISO 9001 có thể kéo dài 1-2 tháng cho đến 6 tháng hoặc 1 năm. Thời gian nhanh hay chậm phục thuộc vào:
Quy mô và mức độ phức tạp loại hình của doanh nghiệp: Một doanh nghiệp có nhiều sản phẩm/ dịch vụ; quy mô rộng (nhiều địa điểm, nhiều nhân sự) sẽ khác với doanh nghiệp chỉ có 1 sản phẩm/ dịch vụ và quy mô nhỏ (1 địa điểm, 5-10 nhân sự).
Kinh nghiệm làm việc của nhân sự trong hệ thống: Nhân sự đã từng làm việc trong các tổ chức áp dụng ISO sẽ khác so với nhân sự lần đầu tiếp cận tiêu chuẩn.
Tinh thần sẵn sàng hợp tác phối hợp: Khi phân công deadline cho viết biên soạn hệ thống tài liệu. Các bộ phận đều thiện chí phối hợp sẽ nhanh hơn so với việc bị delay.
Doanh nghiệp của bạn đang tìm hiểu đơn vị tư vấn Chứng nhận ISO ở Hà Nội và Hồ Chí Minh. Tại các tỉnh kinh tế phát triển phía bắc: Bắc Ninh, Hưng Yên, Hải Dương,
1. Triển khai tư vấn ISO 9001
Bước 1 tư vấn: thành lập ban ISO điều hành
Với những nhân sự đã có kinh nghiệm vận hành ISO 9001: Trưởng ban ISO, phó ban ISO, thư ký ISO …Bạn hoàn toàn có thể sử dụng người đó đó làm nhân sự chủ chốt cho ban ISO thực hiện công tác đào tạo nội bộ.
Để bổ sung kiến thức ISO tổ chức của bạn có thể tìm kiếm các khóa đào tạo từ các tổ chức tư vấn iso:
Nhận thức chung về tiêu chuẩn ISO (các khóa của PAMV);
Chuyên gia đánh giá nội bộ (các khóa của PAMV);
Đào tạo chuyên gia đánh giá trưởng hệ thống quản lý (danh sách các tổ chức đào tạo tại website tcvn.gov.vn).
Quyết định thành lập ban ISO: Lãnh đạo cao nhất ra quyết định thành lập ban ISO, thành viên trong ban ISO thông thường bao gồm:
a) Trưởng ban ISO
Lập kế hoạch;
Phân công nhân sự chịu trách nhiệm trong ban;
Giải trình với lãnh đạo cao nhất về hoạt động áp dụng HTQL trong doanh nghiệp;
Thành viên của đoàn đánh giá nội bộ.
b) Phó ban ISO
Hỗ trợ Trưởng ban theo dõi và giám sát công việc các thành viên trong ban;
Phụ trách các công việc khác theo sự phân công của trưởng ban;
Thành viên của đoàn đánh giá nội bộ.
c) Thư ký ban ISO
Đầu mối kết nối thông tin liên lạc giữa các thành viên trong ban.
Tổng hợp thông tin trong các cuộc họp để ban ISO báo cáo lãnh đạo
Thành viên của đoàn đánh giá nội bộ.
d) Thành viên ban ISO
Có thể là trưởng các bộ phận chuyên môn;
Biên soạn hệ thống tài liệu thuộc phòng ban phụ trách;
Giám sát và đôn đốc nhân sự tại phòng ban phụ trách;
Thành viên của đoàn đánh giá nội bộ.
Mẫu quyết định thành lập ban ISO
Bước 2 giai đoạn tư vấn ISO 9001:2015: Xây dựng tài liệu và vận hành hệ thống
a) Đào tạo nhận thức chung về tiêu chuẩn ISO 9001
Mục đích: Nhân sự trong Công ty nhận thức được những nội dung bao gồm:
Hệ thống quản lý chất lượng là gì? Lịch sự hình thành và phát triển của tiêu chuẩn. Lợi ích mang lại khi áp dụng tiêu chuẩn.
Khái niệm cơ bản trong ISO 9001: Bối cảnh tổ chức, bên quan tâm, chính sách, mục tiêu, sự phù hợp, sự không phù hợp. Thông tin dạng văn bản, hành động khắc phục…
Những giá trị cốt lõi: 7 nguyên tắc quản lý chất lượng, tư duy rủi ro, chu trình PDCA;
Giới thiệu sơ lược ý nghĩa các điều khoản.
b) Biên soạn tài liệu ISO 9001
Mục đích: Xây dựng các quy trình, thủ tục hướng dẫn cho các quá trình đã xác định theo tiêu chuẩn và dựa trên thực trạng của doanh nghiệp
Xác định các quá trình trong hệ thống (mối tương tác giữa các quá trình).
Thống nhất cách đặt mã ký hiệu tài liệu, form các quy trình, biểu mẫu, hướng dẫn…
Phân công biên soạn tài liệu: Ban ISO phụ trách các quy trình hệ thống (kiểm soát thông tin dạng văn bản. Quy trình đánh giá nội bộ, quy trình hành động khắc phục…). Các bộ phận chức năng xây dựng tài liệu của bộ phận mình.
Biên soạn tài liệu đã được phân công
c) Đào tạo đánh giá viên nội bộ
Mục đích: Hướng dẫn kỹ năng cho các nhân sự trong ban ISO thực hiện đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 19011:2018 (tải tiêu chuẩn ISO 19011:2018)
Lập chương trình đánh giá;
Lập kế hoạch đánh giá;
Họp mở đầu;
Thực hiện đánh giá;
Báo cáo đánh giá;
Họp kết thúc.
d) Ban hành và phổ biến chính sách, mục tiêu và quy trình thủ tục
Ban hành hệ thống tài liệu
Lãnh đạo cao nhất phê duyệt chính thức các tài liệu đã được xây dựng.
Phân phối hệ thống tài liệu
Tài liệu được phân phối đến những phòng ban liên quan.
Phổ biến và hướng dẫn áp dụng hệ thống tài liệu đã được phê duyệt.
Chính sách chất lượng
Mục tiêu chất lượng;
Quy trình/ hướng dẫn/ biểu mẫu.
e) Đánh giá nội bộ việc áp dụng ISO 9001
Mục đích: Xác nhận hiệu lực việc áp dụng HTQL trong nội bộ tổ chức. Từ đó tìm ra các cơ hội cải tiến: sửa đổi hệ thống tài liệu, đưa ra hành động khắc phục…Cuộc đánh giá nội bộ cần thực hiện đảm bảo một số nguyên tắc:
Không tự đánh giá bộ phận/ phòng ban của mình;
Phản ánh công bằng;
Quyết định dựa trên bằng chứng.
Tài liệu liên quan: Mẫu kế hoạch đánh giá nội bộ
2. Thời gian thực hiện tư vấn ISO bao lâu?
Thời gian thực hiện tư vấn ISO 9001 có thể kéo dài 1-2 tháng cho đến 6 tháng hoặc 1 năm. Thời gian nhanh hay chậm phục thuộc vào:
Quy mô và mức độ phức tạp loại hình của doanh nghiệp: Một doanh nghiệp có nhiều sản phẩm/ dịch vụ; quy mô rộng (nhiều địa điểm, nhiều nhân sự) sẽ khác với doanh nghiệp chỉ có 1 sản phẩm/ dịch vụ và quy mô nhỏ (1 địa điểm, 5-10 nhân sự).
Kinh nghiệm làm việc của nhân sự trong hệ thống: Nhân sự đã từng làm việc trong các tổ chức áp dụng ISO sẽ khác so với nhân sự lần đầu tiếp cận tiêu chuẩn.
Tinh thần sẵn sàng hợp tác phối hợp: Khi phân công deadline cho viết biên soạn hệ thống tài liệu. Các bộ phận đều thiện chí phối hợp sẽ nhanh hơn so với việc bị delay.
Doanh nghiệp của bạn đang tìm hiểu đơn vị tư vấn Chứng nhận ISO ở Hà Nội và Hồ Chí Minh. Tại các tỉnh kinh tế phát triển phía bắc: Bắc Ninh, Hưng Yên, Hải Dương,
