Bước Lập Mẫu Kế Hoạch Tổ Chức Tiệc Tất Niên Cho Doanh Nghiệp

Cuối năm là thời gian mọi người trở nên tất bật hơn bao giờ hết. Vừa cố gắng hoàn thành những việc còn lại trong năm, vừa chuẩn bị tổ chức các chương trình lễ hội cuối năm. Đứng trước những thời khắc giao thoa của đất trời, mỗi người đều mang trong mình sự tiếc nuối, bồi hồi cho riêng mình. Tổ chức tiệc tất niên là điều quan trọng và cần thiết. Buổi tiệc tất niên không chỉ là tổng kết mà còn là giây phút mọi người cùng tận hưởng khoảng thời gian trước thềm năm mới và mang rất nhiều giá trị tinh thần.

Truyền thông Phan Đăng sẽ chia sẻ đến bạn 7 bước để lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chi tiết. Hứa hẹn sẽ mang đến cho doanh nghiệp buổi tiệc tất niên hoành tráng và chu toàn nhất. Đừng bỏ qua bài viết này nhé, vì biết đâu sau này bạn sẽ cần đấy.

Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chi tiết từ A - Z
1. Mục đích tổ chức tiệc tất niên
Đánh dấu một năm thành công và gặt hái được nhiều thành quả, may mắn những năm tiếp theo, mỗi công ty sẽ tổ chức buổi tiệc tất niên. Tổ chức tiệc tất niên như một lời tri ân của ban giám đốc gửi đến toàn thể nhân viên.

Việc cần làm là doanh nghiệp bạn cần xác định mục đích quan trọng của việc tổ chức sự kiện tiệc tất niên. Có thể kể đến như:

• Tri ân tập thể, cá nhân nhân viên công ty
• Tri ân đối tác khách hàng
• Thành quả và thiếu sót của năm qua
• Định hướng và mục tiêu phát triển trong năm mới
• Vui chơi, giải trí, liên hoan dịp cuối năm

2. Thời gian tổ chức sự kiện
Thời gian tổ chức tiệc tất niên thường vào cuối tuần của tuần cuối tháng. Tính theo âm lịch thường sẽ diễn ra từ ngày 15 tháng Chạp đến thời điểm nghỉ Tết. Vừa vào thời điểm cuối năm, không khí tràn ngập mùi vị Tết đến Xuân về, cũng là ngày nghỉ của tất cả mọi người. Thời gian sự kiện diễn ra sẽ vào tầm 120 phút. Đủ để tạo sự hưng phấn cho khách mời tham dự, cũng như không gây sự nhàm chán, mệt mỏi.

Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, truyền thông Phan Đăng có một số lưu ý cho các bạn. Đầu tiên, bạn nên có nhiều phương án thời gian tổ chức trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Vì thời điểm cuối năm, địa điểm sẽ dễ bị “cháy”, nếu trường hợp địa điểm bạn muốn thuê đã kín chỗ, bạn thử linh hoạt đổi sang ngày khác để tránh sự xáo trộn, trì hoãn trong kế hoạch của mình.

3. Địa điểm tổ chức
Dựa vào ý tưởng, concept chương trình bạn sẽ lựa chọn được địa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty phù hợp. Giống như thời gian tổ chức, bạn nên có nhiều hơn 1 phương án địa điểm để linh hoạt thay đổi trong trường hợp địa điểm ban đầu không đáp ứng được yêu cầu của bạn hoặc không còn ngày trống.

Một số lưu ý khi lên kế hoạch địa điểm tổ chức sự kiện

• Không gian: Phù hợp với tính chất sự kiện. Đảm bảo yếu tố sức chứa đủ số lượng khách mời tham dự. Không gian phải phù hợp không nên quá rộng hoặc chật. Vì rộng sẽ khiến không khí chương trình bị loãng, còn chật sẽ tạo cảm giác khó chịu đối với khách mời tham dự.
• Vị trí: Điều này khá quan trọng, bởi địa điểm phải dễ tìm, thuận tiện đi lại. Không nên quá xa, nếu ở nội thành thì nên bố trí xe đưa đón đến địa điểm.
• Tiệc: Có thể sử dụng buffet hoặc set menu tùy theo từng từng doanh nghiệp. Nhưng phải đảm bảo thực đơn đủ các món: khai vị, món chính, tráng miệng, nước uống.
• Chất lượng phục vụ: Thái độ nhân viên phục vụ cũng khiến khách mời cảm thấy thoải mái hay khó chịu trong từng hành động nhỏ.
• Tiện ích hỗ trợ: Bãi giữ xe, hệ thống âm thanh - ánh sáng, …
• Chi phí: Tiệc, địa điểm, phục vụ, đền bù,

Không gian tổ chức tiệc phải đáp ứng đủ số lượng khách tham dự
4. Lên danh sách khách mời tham dự chương trình
Lên danh sách và chốt số lượng khách mời tham dự nên diễn ra sớm. Vì sẽ giúp bạn dự trù kinh phí, địa điểm, các hạng mục trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty. Tránh được tình trạng mất kiểm soát chương trình hoặc thiếu hụt ngân sách đã dự trù.


Lên danh sách khách mời tham dự
Kế hoạch khách mời tham dự chương trình tiệc tất niên công ty

• Xác định thành phần khách mời, số lượng khách mời: nhân viên công ty, đối tác, khách hàng thân thiết, …
• Danh sách phân loại khách mời: Khách mời VIP, khách mời chính thức, khách mời dự bị. Mỗi thư mời đều đi kèm thông tin cơ bản của từng khách mời: Tên, chức vụ, bộ phận công tác, thông tin số điện thoại, mail.

5. Chủ đề và ý tưởng chương trình tiệc tất niên
Xác định chủ đề cho sự kiện có thể hiểu là nội dung mang tính khái quát. Có khả năng truyền tải thông điệp, mục đích, nội dung, hình thức, ... của sự kiện. Dựa vào chủ đề các doanh nghiệp sẽ xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện, ý tưởng, kịch bản tổ chức tiệc tất niên công ty.

Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên là điểm thu hút, mang đến dấu ấn riêng, đặc sắc, khác biệt cho các buổi tiệc. Sẽ đơn giản hơn nếu như chỉ tổ chức theo format quen thuộc như tổng kết - báo cáo - khen thưởng - tiệc - văn nghệ, sẽ gây cảm giác quen thuộc, nhàm chán, không tạo được sự cao trào, không để lại nhiều ấn tượng cho khách tham dự.

6. Xây dựng kịch bản chương trình tiệc tất niên
Kịch bản chương trình tiệc tất niên cuối năm gồm 2 loại kịch bản: kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết

Kịch bản chi tiết, còn gọi là kịch bản MC. Nội dung kịch bản sẽ kèm lời dẫn của MC và phần phân công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.


MC dẫn dắt chương trình

Kịch bản tổng quát là bao gồm toàn bộ các công việc của buổi tiệc tất niên công ty. Nhân sự chạy chương trình sẽ là người nắm kịch bản này để tiện việc quản lý lịch trình chung; phía âm thanh - ánh sáng và màn hình led (nếu có) cũng sẽ nắm bắt nội dung để điều khiển cho phù hợp với chương trình.

Nhưng nhìn chung kịch bản chương trình tiệc tất niên cuối năm dựa theo các concept khác nhau nhưng không thể thiếu các hạng mục sau:

• Vinh danh - khen thưởng nhân viên đạt thành tích xuất sắc
• Trình chiếu video clip tổng kết tình hình công ty
• Tiết mục biểu diễn: ca sĩ, nhóm nhảy hoặc tiết mục từ nhân viên công ty
• Bốc thăm trúng thưởng

7. Lên ngân sách chương trình
Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên sẽ không thể thiếu phần dự trù kinh phí. Có rất nhiều hạng mục cần chi trong quá trình chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện. Cụ thể bao gồm:

• Thuê địa điểm, tiệc, trang trí địa điểm
• Thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình led
• Thiết kế in ấn backdrop, banner, thiệp mời
• Quay phim, chụp hình
• Nhân sự biểu diễn, lễ tân, MC, nhân công setup, …
• Quà tặng
• Chi phí phát sinh dự phòng

Trên đây là kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty chi tiết hoàn chỉnh. Nếu bạn quá bận rộn với công việc cuối năm, cần đơn vị hỗ trợ tổ chức tiệc tất niên, tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm hay tổ chức lễ tri ân khách hàng, đừng ngần ngại, hãy liên hệ truyền thông Phan Đăng để được tư vấn và hỗ trợ từ A - Z

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG PHAN ĐĂNG
Trụ sở: 371 Nguyễn Kiệm Phường 7, Gò Vấp, TP. HCM

Chi nhánh 1: D17, Khu Dân Cư Viet Sing, Thuận An, Bình Dương

Chi nhánh 2: 170 Nguyễn Trung Trực, TT Dương Đông, Phú Quốc

Điện thoại: 028 6680 5118 – 0703 495 678

Email: phadanco@gmail.com

Website: phandang.com

Fanpage: facebook.com/truyenthongphandang/